Le Low-Code / No-Code Microsoft : Okuden l’a testé pour vous
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Simon Lesieur
Parmi le panel de solutions d’automatisation No-code/Low-Code disponible sur le marché, deux d’entre elles répondaient au besoin de pilotage de nos process RH :
- Notion, réputé pour sa puissance et ses capacités d’intégration avec les autres solutions du marché, très prisé dans la sphère des Start Ups.
- La suite Microsoft Power Automate & Power Apps, pour sa pré-intégration dans l’écosystème Microsoft 365.
Le cabinet étant déjà équipé de la suite Microsoft 365, notamment intégré avec SharePoint & OneDrive pour nos espaces de collaboration, notre préférence s’est logiquement portée vers cette solution – une décision aussi financière, pour ne pas dupliquer les coûts de licence entre Microsoft & Notion – Power Automate & Power Apps étant inclus Microsoft 365.
Voici notre retour d’expérience et de prise en main de ces outils. A noter notre bonne connaissance des formules Excel & de leur syntaxe, mais une connaissance (très) limitée du langage VBA, qui a complexifié la prise en main du « Low-Code ».
1. Le Low-Code / No-Code en quelques lignes
Les solutions No-Code et Low-Code permettent de créer des applications rapidement et sans avoir à faire appel à l’expertise de développeurs. Elles reposent sur des bibliothèques de fonctionnalités que l’utilisateur peut, de manière visuelle, organiser et configurer pour créer des applications telles qu’un site web, un outil de suivi, un tableau de bord, etc.
On peut ici faire l’analogie avec les outils de dataviz tels que Google Data Studio : au sein de l’entreprise, tout un chacun peut créer son propre Dashboard avec Data Studio, comme tout un chacun peut créer son application de No-code/Low-code.
Ces solutions offrent donc une plus grande flexibilité couplée à une facilité de mise en œuvre. Les solutions No-Code et Low-Code peuvent aider les entreprises à innover et à créer des produits et services plus rapidement, par exemple pour la création de prototypes simples.
Dans la pratique, ces outils nécessitent tout de même un certain délai d’appropriation notamment lorsque l’on n’est pas familier avec la technique & le langage utilisé.
La création d’outils et l’automatisation de process étant à la portée de tous au sein de l’organisation il faudra veiller à tenir à jour un registre des outils créés, de leurs fonctionnalités, leurs dates de mise à jour, leur créateur, entre autres. L’objectif étant d’éviter la duplication et la multiplication des outils sans usage.
2. Power Apps ? Power Automate ?
Ces deux outils de la suite Microsoft 365 dits de « Low-Code » permettent respectivement de créer des applications (mobile / desktop) et des flux d’automatisation entre les différentes briques de la suite Microsoft.
Très concrètement, là ou PowerApps permettra de construire une application à destination des collaborateurs, Power Automate permettra d’automatiser l’envoi de notifications, d’invitations d’agenda depuis cette application – le centre nerveux du Low-Code.
3. Nos cas d'usage
Cas d’usage 1 : Fluidifier le process de gestion des candidatures avec SharePoint & Power Automate : Suivre les candidats au fil de leur processus de recrutement
Notre objectif : centraliser tous les profils candidats avec qui nous prenons contact, les suivre au fil des entretiens, et s’attribuer facilement les entretiens successifs entre associés & managers en charge du recrutement.
L’apport du No-Code Power Automate : Aller au-delà des fonctions fournies par les listes SharePoint, pour s’attribuer facilement des tâches et actions entre recruteurs, et automatiser l’envoi de rappels sous forme de créneaux dans nos agendas Outlook, distinguant les prises de contact de réels entretiens.
Les + :
- L’interface de « design » visuelle du flux d’automatisation Power Automate, facile à prendre en main
- Aucun besoin de coder
- L’intégration bout-en-bout dans l’écosystème Microsoft
- Un retour positif des utilisateurs internes, du fait de la simplicité d’usage de la solution et de son exhaustivité
Les – :
- La complexité de mise en œuvre et les heures passées à chercher des solutions aux différents points de blocage lors du développement – c’était notre première prise en main de Power Automate
- L’utilisation & la gestion des dates, sujet qui apporte son lot de complexités, notamment quant à leurs formats & la gestion des fuseaux horaires qui demandent des subtiles manipulations – un problème que nous avons aussi rencontré dans notre deuxième cas d’usage.
Cas d’usage 2 : Piloter le suivi des Consultants et les échéances de revues avec SharePoint, Power Automate & Power apps
Alors que certains célèbrent la fin de l’entretien annuel, nous avons au contraire opté pour se donner – au-delà des retours en continu avec nos consultants – deux échéances annuelles de revue, l’une informelle, l’autre plus officielle. L’une avec un Manager, l’autre avec un ou plusieurs associés.
Notre objectif : Disposer d’un outil de suivi administratif de nos consultants, notamment quant à leurs échéances : date d’arrivée, période de validation de période d’essai, et dates de revues – formelle ou informelle, gérant ici l’envoi des invitation Outlook aux Collaborateurs et aux Associés & Managers.
L’apport du Low-Code de Power Apps : Décupler la puissance des listes SharePoint, en créant une interface dédiée pour les « fiches » consultant (à contrario de l’interface standard utilisée dans notre premier cas d’usage), permettant une mise à jour facile, et des vrais éléments interactifs, comme des boutons pour valider l’envoi des invitations pour les prochaines échéances de revue, ou la validation d’une période d’essai.
Aussi, une interface visuelle personnalisable, aussi bien en termes d’identité visuelle que de disposition (malgré quelques limites, voir « les – ».
Les + :
- L’interface Power Apps, qui malgré la griffe Microsoft s’avère plutôt facile
- L’intégration Power Automate, relativement simple, malgré encore des difficultés avec le format des dates qui ne passe pas
- Le rendu et la simplicité d’utilisation, aussi bien en format « interface » que le format liste permettant d’avoir une vue d’ensemble de nos consultants
Les – :
- La complexité de prise en main sur les premières utilisations de Power Apps (là aussi)
- Les formats de date différents d’un système à l’autre et qui demandent retraitement et complexifient la mise en œuvre.
- Le langage de programmation « Power FX », solution de langage in-house Microsoft « à faible code», « exprimé dans un texte convivial » (sic. Microsoft), assez proche d’un langage Excel / VBA, difficile à prendre en main pour un néophyte.
Cas d’usage 3 :Une application mobile à destination des collaborateurs : « Où Est Charlie ? »
Notre application la plus concrète d’utilisation de Power Apps à date, celle qui a le mieux prouvé la puissance de la solution, autant que la complexité de la phase de découverte et prise en main de l’outil pour créer une application mobile.
Notre Objectif : Créer un outil qui permettra à tous les consultants de déclarer leurs lieux de travail facilement et permettre à tous de vérifier qui sera au Cabinet un jour donné pour faciliter la collaboration
L’apport du Low-Code de Power Apps : Un projet géré intégralement en 2 jours (de la phase de conception au partage aux collaborateurs pilotes), malgré, une fois de plus, une prise en main de PowerApps un peu complexe. D’un point de vue UX, en dépit de quelques limites, le rendu est assez qualitatif notamment via l’usage de Figma.
Dans une optique de simplification de la construction de l’app, nous avons une fois de plus utilisé une liste Sharepoint qui permet un archivage, un accès et une modification facile des données, notamment via le module « Gallerie » de PowerApps, qui a démontré sa flexibilité tout comme sa fiabilité.
Aussi, l’application est facilement déployable via l’application mobile PowerApps et l’intégration dans Teams.
Les + :
- L’interface Power Apps, qui malgré la griffe Microsoft s’avère relativement simple à utiliser
- La facilité et la rapidité de créer et faire évoluer une application mobile avec une UX relativement qualitative
- Les informations disponibles en ligne (tutoriels, guides, Q&A) permettant de lever les points de blocage
- La simplicité de distribution de l’application sur les mobiles et teams collaborateurs
- L’intégration facile avec une base de données SharePoint
Les – :
- Une prise en main compliquée, notamment sur la configuration des champs de données – et la montée en compétence en langage PowerFX. Chaque configuration est un challenge.
- Une fois de plus, les dates & fuseaux horaires qui posent des problèmes de configuration
En conclusion – Un outil à fort potentiel, à la prise en main encore relativement complexe
Nos trois cas d’usage ont démontré un vrai potentiel des solutions Low-Code de Microsoft, surtout pour une entreprise en environnement Microsoft 365. Alors que nos deux premiers Cas d’Usage laissaient présager d’un fort potentiel, le dernier, consistant en la création d’une application fonctionnelle en moins de 48h, en démontre réellement son intérêt.
A noter aussi des fonctions que nous n’avons pas encore explorées, notamment de reconnaissance de Cartes de Visite ou de Tickets de caisse pour faciliter la gestion des notes de frais.
Power Apps, Power Automate & le Low-Code Microsoft apparaissent comme une bonne solution pour développer des outils internes à moindre coût, et le prototypage d’expériences digitales. Ils restent encore complexes lors de la phase de découverte, notamment du langage « Low-Code », et demandent une réelle expertise que nous avons maintenant acquis, avec pour objectif de les utiliser pour d’autres cas d’application : Gestion des CRA, Gestion des demandes de congés, etc.
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